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电子档案管理办法

时间:2018-12-17 09:43:15来源:本站 作者: 点击:
  

  电子档案管理办法_公共/行政管理_经管营销_专业资料。XXXX 有限公司电子档案管理办法(暂行) 第一章 总 则 第一条 为了加强公司的电子文件归档管理,保障电子 文件和电子档案的安全保管和科学利用,根据《中华人民共 和国档案法》 、 《

  XXXX 有限公司电子档案管理办法(暂行) 第一章 总 则 第一条 为了加强公司的电子文件归档管理,保障电子 文件和电子档案的安全保管和科学利用,根据《中华人民共 和国档案法》 、 《XXXX 有限公司档案管理办法(暂行) 》有关 规定制定本规定。 第二条 本规定适用于公司各部门、分公司、各证券营 业部(以下简称各单位)。 第三条 基本术语解释 (一)电子文件:是指员工在日常工作中形成的数字形 态记录。它是通过计算机进行操作、传输、存储和利用的文 件,用数字 ( 比特 ) 形态表现出来,通过编码和解码来输入和 输出,也称数字式文件。 (二)电子档案:是指利用计算机技术形成,经鉴定具 有保存和利用价值的归档电子文件。 (三)电子文件的物理归档:指经过归档处理的电子文 件保存到磁盘或光盘等载体上实行脱机保管的过程。 (四)电子文件的逻辑归档:将电子文件的物理地址存 放于档案管理部门控制的网络服务器中,使该电子文件能供 档案部门有效利用和处理的过程。 第二章 管理体制和职责 第四条 根据《中华人民共和国档案法》的相关规定, 各单位要明确电子文件归档管理的分管领导,协调解决实际 问题。档案管理部门要建立相应的工作制度和工作网络,做 好电子文件归档的管理工作。 第五条 各单位从电子文件产生时就要有严格的管理制 度和技术措施,对其实施超前管理,以确保电子文件的真实 性、安全性和完整性。 第六条 在电子文件的管理过程中应明确职责,责任到 人。电子文件的形成、承办、运转、整理等工作,一般由承 办(业务)部门负责;电子文件归档管理的日常监督、指导 和保管、开发利用等工作,通常由档案管理部门负责。 第七条 归档电子文件应与其他门类和载体的档案实行 集中统一管理。公司档案管理员要配备与业务部门相互兼容 的计算机及软、硬件系统,保证归档电子文件的有效识读。 档案管理员应忠于职守,具备计算机专业知识,熟悉掌握本 单位使用计算机系统的操作技能,组织编写归档电子文件的 各种检索工具,并积极主动提供服务,充分发挥归档电子文 件的作用。 第三章 归档范围、保管期限 第八条 本单位主要职能活动中产生的电子文件,归档 前要对其进行鉴定。具有重要凭证、依据和参考价值的电子 文件,应按照归档范围进行归档。 第九条 电子文件归档范围 (一)电子文件性质代码 R —草稿性电子文件; U —非正式电子文件; O —正式电 子文件;N —无纸电子文件; T —文本文件; I 一图象文件; G —图形文件;V 一影像文件;A —声音文件;M —多媒体文件; P —计算机程序; D —数据文件。 (二)电子文件信息类型 1 、字处理文件:指用计算机字处理技术形成的文字文 件、表格文件等,归档时应重点收集定稿电子文件和正式电 子文件。 (1 )定稿电子文件:用计算机起草文件时形成的最后 一稿草稿文件,记录了文件的最后修改结果,有重要凭证、 依据价值,收集时需落实必要的签字手续,明确公文拟稿、 核稿、签发等环节的责任者。对特别重要文件的历次草稿需 要保存时,每一稿应以不同标识加以区别。 (2 )正式电子文件:将修改、签发完的定稿电子文件 正式制作完毕,能行使其文件的职能,其标识应以正式文件 文号注明。 2 、图像文件:指用扫描仪、数码相机等外部设备获得 的静态图像文件。 3 、图形文件:指采用计算机辅助设计或绘图获得的静 态图形文件,归档时应注意其设备依赖性、 易修改性等问题, 不要遗漏相关软件及各种数据信息。 4 、影像文件:指用数码摄像机等视频设备获得的动态 图像文件。 5 、声音文件:指用音频设备获得并经计算机处理的文 件,归档时应注意收集其属性标识和相关软件。 6 、多媒体文件:指用计算机多媒体技术制作的文件, 其中包含声音、图像、图形、影像等两种以上的复合信息形 式。 7 、数据库文件:指采用数据库系统制作的数据文件及 可能产生的各种相关辅助文件。 8 、超文本文件:指采用 WEB 技术制作的浏览器文件。 (三)电子文件环境类型 1 、计算机程序:指计算机使用的商用或自主开发的系 统软件、应用软件以及软件的版本等。 2 、数据文件:指用计算机软硬件系统进行信息处理等 过程中形成的各种管理数据、参数等。 (四)电子文件载体类型 目前主要有光盘、磁盘、磁带等介质的载体类型。 第十条 运用计算机进行公文处理、行政管理或者实行 无纸化办公的单位,电子文件形成部门应定期将具有重要凭 证性、依据性的电子文件制作脱机备份。需要永久、长期保 存的电子文件,应制作纸质版本与电子文件同时归档,即实 行电子文件的双套制管理。 第十一条 归档电子文件的保管期限 电子文件的保管期限参照《中华人民共和国档案法》 、 《XXXX 有限公司档案管理办法(暂行)》文件材料保管期限 的现行有关规定执行。 第四章 电子文件的归档方式、要求 第十二条 电子文件的归档方式包括逻辑归档和物理归 档。各单位在开展此项工作的初期,应以物理归档为主,待 条件成熟方可实行逻辑归档。 第十三条 具有稳定可靠的网络环境、有严密安全管理 措施以及对内容重要电子文件制作纸质版本的单位可以实 施逻辑归档,其基本要求是: (一)电子文件归档操作由具体经办人完成,办理完毕 的电子文件要注明标识。 (二)档案管理员要会同计算机系统管理人员设定查询 归档电子文件的权限。 (三)网络管理人员要把归档电子文件的物理地址存放 于指定的计算机服务器上,服务器必须采取磁盘镜像、双机 热备份等可靠的备份措施。 (四)归档的电子文件要有该电子文件产生及运行过程 的原数据,即关于数据的数据,文件的上下关系和结构要一 起保存。 (五)局域网内部要有可靠的安全防范措施,系统设备 更新时,必须制定严密的数据转换办法,确保数据准确无误 并能在新系统中运行。 (六)档案管理员应参与设备更新时的数据转换工作, 并做更新记录。 (七)电子文件归档后,档案人员、网络管理人员要及 时清理计算机或网络上重复的电子文件。 第十四条 使用单机或局域网条件有限的单位,其电子 文件要采用物理归档方式,基本要求是: (一)档案管理员要与业务部门一同制定电子文件的归 档计划。 (二)业务部门根据归档计划,在应归档电子文件产生 时标注一定的标记。 (三)要把电子文件经办过程中的情况随时记录在一个 相应的文件中。 (四)办理完毕的电子文件应在规定期限内进行物理归 档。 第十五条 物理归档整理工作过程 (一)检查并清除计算机病毒,对光盘、磁盘、磁带等 介质的电子文件应注明是否已经做过检毒和清毒处理。 (二)档案部门应拒收含有病毒文件或其它隐患的数据 文件,要把问题最大限度地解决在归档之前。 (三)把带有归档标识的电子文件进行分类、组盘。分 类不宜过细,要适中。分类方法有如下几种: 按年度、机构或问题分类。 按保管期限分类。 按文件格式分:文本文件、图像文件、图形文件、影像 文件、声音文件、多媒体文件、数据库文件、程序文件等。 按文件类型分:计算机程序文件、数据文件。 按存储载体类型分:光盘、磁盘、磁带等。 (四)把通过分类的电子文件重新排列,填写必要著录 项目,编制机读记录和要存放载体的编号。 (五)归档的电子文件要编制简要检索工具,其基本著 录项目为:序号、题名、责任者、文号、每份文件机读时间 及位臵、密级、保管期限、硬件和软件环境等著录内容。归 档电子文件的著录应符合国家档案著录规则基本要求。 第五章 移交、保管、提供利用 第十六条 电子文件的形成部门一般应在每年年底 12 月 31 日前,将全年度办理完毕的属归档范围的电子文件向部门 档案管理员归档,电子文件归档移交前,各承办(业务)部 门应检查本部门电子文件的真实性与完整性,要做到移交及 时、数据完整、内容准确、编目规范、帐目一致、手续清楚 等。移交清单一式两份,交接双方签字后各执一份。 第十七条 撤并单位的电子文件应按规定向接管单位或 有关档案管理员移交。 第十八条 档案管理员负责电子文件归档前的监督、指 导工作以及归档检查验收和接收后的统一编目、保管、开发 利用。档案管理员要检验好承办(业务)部门移交的电子文 件,做到外观完好、整洁无损,记录的字节数、检索条目等 著录项目与登记一致,确保上机测试无病毒和准确率。凡检 验不合格的,由形成部门负责重新制作。移交电子档案的基 本要求: (一)元数据应当与电子档案一起移交,一般采用基于 XML 的封装方式组织档案数据; (二)电子档案的文件格式按照国家有关规定执行; (三)电子档案有相应纸质、缩微制品等载体的,应当 在元数据中著录相关信息; (四)采用技术手段加密的电子档案应当解密后移交, 压缩的电子档案应当解压缩后移交;特殊格式的电子档案应 当与其读取平台一起移交; (五)档案移交单位应当将已移交的电子档案在本单位 至少保存 3 年。 第十九条 电子档案移交最少要制作二套,一套封存保 管,一套查阅利用。有必要的制作第三套,实行异地保存。 第二十条 电子档案接收的主要流程是:检验电子档案 数据、办理交接手续、接收电子档案数据、著录保存交接信 息、迁移和转换电子档案数据、存储电子档案数据等步骤。 接收入库的电子档案,每两年要抽检一次,抽检率不低于 40% , 发现问题要及时补救。 第二十一条 随着计算机技术和设备的发展更新,库存 电子档案要在完整、准确有保障的前提下,同步更新复制。 复制或补救新版后,旧版或有问题的载体仍需保存三年。 第二十二条 对电子档案的复制分为相同载体的原样复 制和不同载体的转换复制。相同条件下,要优先考虑载体的 可靠性和先进性。 第二十三条 磁性载体上的归档电子文件,每四年要复 制一次。需抢救的光盘应及时复制,原载体保留时间不少于 四年。 第二十四条 档案室对电子档案载体应当按照 《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》和 DA/T38 DA/T15 《磁性 (五)档案移交单位应当将已移交的电子档案在本单位 至少保存 3 年。 第十九条 电子档案移交最少要制作二套,一套封存保 管,一套查阅利用。有必要的制作第三套,实行异地保存。 第二十条 电子档案接收的主要流程是:检验电子档案 数据、办理交接手续、接收电子档案数据、著录保存交接信 息、迁移和转换电子档案数据、存储电子档案数据等步骤。 接收入库的电子档案,每两年要抽检一次,抽检率不低于 40% , 发现问题要及时补救。 第二十一条 随着计算机技术和设备的发展更新,库存 电子档案要在完整、准确有保障的前提下,同步更新复制。 复制或补救新版后,旧版或有问题的载体仍需保存三年。 第二十二条 对电子档案的复制分为相同载体的原样复 制和不同载体的转换复制。相同条件下,要优先考虑载体的 可靠性和先进性。 第二十三条 磁性载体上的归档电子文件,每四年要复 制一次。需抢救的光盘应及时复制,原载体保留时间不少于 四年。 第二十四条 档案室对电子档案载体应当按照 《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》和 DA/T38 DA/T15 《磁性

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